Sen diarieföring hindrar insyyn

Nyheter 00:00 | 28 januari Post som inkommer till kommunen ska registreras skyndsamt för att sedan kunna hittas om någon vill läsa den. Men det tar ofta lång tid innan kommunalrådet Lars Bryntessons post diarieförs. Förbättringar är dock på gång.

VÄRMDÖ KOMMUNALT
Eva Lönnberg är registrator på kommunstyrelsens kansli och berättar att man inte har full koll på kommunalrådens post. När det skickas post till kommunordföranden och andra politiker är det politikernas uppgift att avgöra om posten är privat eller allmän.
Eva Lönnberg berättar att posten ankomststämplas på kuvertet men att den inte diarieförs förrän den lämnas till registratorerna.
I Lars Bryntessons fall händer det ofta att handlingarna har hunnit bli en månad gamla innan de diarieförs.
– Vi har inte full koll på hans post och är medvetna om problemet, säger Eva Lönngren.
E-posten har registratorerna inte någon kontroll över och enligt Eva Lönngren registreras extremt få elektroniska brev som inkommer till Bryntesson.
– Det rör sig om en handfull handlingar per månad.

Dåliga rutiner i dag
Lars Bryntesson medger att kommunen har dåliga rutiner, både när det gäller att registrera post och att svara på brev.
Han uppskattar att han får mellan 40 och 60 e-brev om dagen men säger att endast tre till fem av dessa är sådana att de ska registreras. Sin ordinarie post lämnar han till registratorerna samma dag som han öppnar den. Men det kan snabbt bli eftersläpningar.
– Ibland är jag ju bortrest och då kan det ta ett par veckor innan jag öppnar posten. Detta är naturligtvis oacceptabelt.
Enligt kommunordföranden har rutinerna förbättrats men de är fortfarande långt ifrån bra.
– Jag har träffat kommunmedborgare som undrar varför de inte fått svar på brevet de skickade för två år sedan och så ska det naturligtvis inte vara, säger Lars Bryntesson.

Bättre med nytt system
Kommunen ska satsa 1,5 miljoner på system som bland annat ska förbättra öppenheten. Ett datorsystem ska tas i bruk av Värmdö kommun i februari. Inkomna handlingar ska då scannas och finnas att tillgå i digital form för de kommunanställda.
– Ambitionen är att det efter sommaren ska gå att hitta handlingarna även på internet, berättar Per Fogelström, kommunsekreterare.
Han berättar att det i dagsläget är två registratorer som arbetar heltid på kommunen och att ytterliggare ett tiotal andra registrerar handlingar utöver sina andra sysslor.
När det nya systemet införs kommer rutinen att ändras så att registratorerna endast diarieför en handling gällande ett nytt ärende.
Den efterföljande korrespondensen får handläggarna själva lägga in i systemet.
– Det nya systemet borde innebära att handlingarna registreras snabbare än idag.
Kommunsekreteraren berättar att det finns ett JO-utlåtande om att registreringen bör ske inom 24 timmar efter att de inkommit till myndigheten:
– Det måste vi bli bättre på.
NVP har exempel på handlingar som det tagit närmare ett år att registrera. Per Fogelström tycker att detta är olyckligt, men han tror inte att fördröjningar av den storleken är vanliga.

Tove Hanell